Las herramientas de colaboración en línea se desarrollaron para impulsar, optimizar y facilitar muchas tareas de la empresa.
El objetivo es aumentar la eficiencia de todos tus equipos de trabajo.
Durante décadas, trabajar en equipo para desarrollar un proyecto implicaba la presencia física de todos sus integrantes.
Sin embargo, gracias a estas soluciones digitales, estar presente puede resultar incluso innecesario.
Es posible por la conectividad y la calidad de las comunicaciones digitales desarrolladas para internet. A continuación se explica con más detalle.
Qué son las herramientas de colaboración
Las herramientas de colaboración digitales son las que permiten un flujo de trabajo más coordinado entre los distintos integrantes de un proyecto.
Ofrecen una plataforma unificada de comunicación en línea para el trabajo en equipo.
Además, facilitan compartir archivos, almacenar documentación en la nube, repartir tareas asignadas y colaborar.
También permiten fijar plazos para las actividades y hacer seguimiento de su estado.
Todos esos procesos se pueden ver en tiempo real, trabajando desde cualquier parte del mundo y en franjas horarias distintas.
Son herramientas que, sin duda, facilitan la comunicación, la colaboración y una mejora notable en el desarrollo de los proyectos.
Por último, contribuyen a aumentar la eficiencia de los equipos y ahorran tiempo, esfuerzo y, con el tiempo, dinero.
Veamos ahora en detalle los beneficios que aportan a las empresas.
«Las herramientas de colaboración ayudan a los equipos a mantenerse productivos fuera de la oficina y a aumentar su eficiencia».
Los beneficios de usar herramientas de colaboración
Las herramientas de colaboración son un conjunto de soluciones digitales desarrolladas para impactar positivamente en la productividad y la agilidad de las empresas.
Las que han logrado integrar herramientas de comunicación y colaboración tienen un futuro más asegurado en el mercado digital.
Eso aplica también a profesionales y a negocios pequeños, medianos y grandes.
Estos son 10 beneficios de incorporar estas soluciones digitales a los equipos de trabajo para aumentar su eficiencia:
- Integración de herramientas. Es posible integrar estas soluciones con el resto de aplicaciones o software de negocio desarrollado a medida.
- Acceso rápido y sencillo. Los integrantes del equipo acceden con más facilidad e inmediatez a toda la información del proyecto. Así se agiliza el acceso a la información y los tiempos de producción.
- Eficiencia y eficacia. Al reunir toda la información, las plataformas de colaboración en línea permiten más eficacia y productividad de los equipos, lo que optimiza y aumenta su rendimiento.
- Diseño adaptable. Estas soluciones se adaptan para verse en todo tipo de equipos de escritorio, portátiles y dispositivos móviles.
- Seguridad web. Gracias a los protocolos de seguridad, toda la información compartida queda protegida frente al robo por agentes externos.
- Sencillez de uso. Son soluciones que simplifican las tareas diarias de los equipos. Además, la mensajería, los documentos y las conferencias en línea están a un clic.
- Autoridad de marca. Al tener los procesos integrados en plataformas de colaboración, las empresas pueden ofrecer ventajas competitivas a usuarios y clientes finales. Es una forma de demostrar la autoridad y el prestigio de la marca.
- Permanencia en el mercado. Las empresas que implantan estas soluciones se mantienen más tiempo en el mercado. Eso sí: hay que adoptar nuevas tecnologías y formar parte constante de la transformación digital.
- Adaptabilidad digital. Su implantación obliga a los equipos a mantenerse en procesos continuos de actualización y aprendizaje. Deben formarse y crecer hacia un perfil transversal, lo que les permitirá seguir vigentes y mejorar sus procesos y servicios como parte integral de la organización.
- Identificación del talento y fidelidad. Permiten identificar las fortalezas y cualidades que cada integrante puede aportar a los proyectos. También aumentan el sentido de pertenencia, la motivación, el compromiso y la lealtad hacia la empresa.
Con todos esos beneficios, las herramientas de colaboración pueden llevar a las empresas al siguiente nivel de la evolución digital.
Además, pueden elevar la propuesta de valor frente a clientes y usuarios.
«Al integrarse en las aplicaciones y en el flujo de trabajo, las herramientas digitales agilizan las tareas y los procesos críticos de negocio de los equipos».
Tipos de herramientas de colaboración más usadas
Hoy la oferta de herramientas de colaboración es muy variada y amplia. Estos son algunos tipos que pueden resultar muy útiles.
Para gestión de proyectos
Permiten crear calendarios, fijar fechas, asignar tareas, medir costes y representar visualmente el avance de cada parte del proyecto.
Soluciones como Microsoft Planner ayudan a preservar la organización, gestionar el tiempo y mantener al equipo enfocado en cada una de sus tareas.
Para videoconferencias
Están pensadas para facilitar la comunicación en tiempo real, fortalecer las relaciones entre los integrantes del equipo y aumentar la productividad.
Herramientas como Microsoft Teams permiten organizar reuniones para que el equipo se conecte y se comunique desde cualquier parte del mundo.
Suponen un ahorro en costes de desplazamiento y viajes para asistir a reuniones de trabajo.
Para chat
Estas soluciones aceleran la comunicación y permiten decidir más rápido en equipo. Es una forma eficaz y ágil de plantear y resolver dudas en tiempo real.
Herramientas como Microsoft Teams y Skype permiten preguntar y obtener respuestas rápidas para cumplir los objetivos del proyecto.
Para trabajo colaborativo sobre documentos
Con las plataformas de colaboración es posible acceder a documentos y archivos de forma segura, compartirlos y trabajar sobre ellos desde cualquier parte del mundo.
Con Microsoft Teams todo eso es posible.
Para almacenamiento en la nube
Representan la forma más sencilla de que todo el equipo tenga acceso a la información del proyecto.
Pueden hacerlo en cualquier momento y desde cualquier lugar.
En este punto, Microsoft Teams integra el acceso a SharePoint, OneDrive, OneNote y el resto de aplicaciones de productividad.
«Las herramientas de colaboración facilitan gestionar proyectos, almacenar información en la nube, compartirla y reunirse en tiempo real».
Resumen de ideas
Las herramientas de colaboración se desarrollan para mantener la productividad y aumentar la eficiencia de los equipos de trabajo.
Uno de los aspectos más relevantes es que se puede lograr trabajando en remoto.
Funciones como chats, reuniones, llamadas, videoconferencias, pantallas compartidas, documentos y archivos compartidos están al alcance de los equipos.
Y lo mejor: la colaboración no se limita a eso.
Gracias a herramientas colaborativas como Microsoft Teams pueden mantenerse conectados y organizados empresas, centros educativos e incluso personas en su vida diaria.
Por último, es esencial considerar que algunas son gratuitas y otras de pago, pero incluso en este último caso el retorno de la inversión es muy significativo.
